अपने इनबॉक्स को साफ करना एक ऐसा काम है जो हम में से अधिकांश हमारे साथ-साथ-बाद-सूची में फेंक देते हैं - बैंक स्टेटमेंट दर्ज करने और जंक ड्रॉर्स को व्यवस्थित करने के बीच। पर क्यों?
क्योंकि इंसानों को कुछ भी करने के लिए कठोर दबाव डाला जाता है जब तक वे ऊपर की ओर देखते हैं।
इनबॉक्स संगठन को उच्च प्राथमिकता देने का एक कारण यहां दिया गया है: यह आपको एक अधिक खुश, अधिक शांतिपूर्ण, अधिक उत्पादक मानव बना देगा।
कुछ साल पहले Radicati द्वारा आयोजित एक अध्ययन में, शोधकर्ताओं ने भविष्यवाणी की थी कि औसत कर्मचारी वर्ष 2015 तक एक दिन में लगभग 125 ईमेल भेज और प्राप्त करेगा। यह "ग्रेमेल" सहित सालाना 45, 625 ईमेल है, लेकिन व्यक्तिगत ईमेल सहित नहीं। तो, अगर आपके पास दोस्त हैं, तो आप आगे बढ़ सकते हैं और उस नंबर को टक्कर दे सकते हैं। वह समय-समय पर क्या जोड़ता है?
2012 में, मैककिंसे एंड कंपनी की एक रिपोर्ट में पाया गया कि लोग कार्य सप्ताह के लगभग 28% पढ़ते हैं और ईमेल का जवाब देते हैं। यह सप्ताह में लगभग 12 घंटे है। मैं तुम्हारे बारे में नहीं जानता, लेकिन अगर मैं उस संख्या को आधे में काट सकता हूं, तो मेरे पास योग जाने के लिए और अधिक समय होगा।
लेकिन यह आपके समय को खाली करने के बारे में अधिक है। मेरा मानना है कि आपका इनबॉक्स आपके मन की स्थिति का प्रतिनिधित्व है। और इसे साफ करना वास्तव में शांति के बारे में है जो मानसिक अव्यवस्था को हराने के साथ आता है। एक बार जब आप इस तरह से ईमेल के बारे में सोचना शुरू करते हैं, तो अचानक आप अपने इनबॉक्स को नियंत्रण में रखने का महत्व देखते हैं। शुरू करने के लिए यहां कुछ कदम दिए गए हैं:
1. अपने आप को कठिन सवाल पूछें। आप सोच रहे होंगे कि आपके इनबॉक्स के साथ स्वयं प्रतिबिंब क्या करना है। सब कुछ, वास्तव में। बाहरी भीतरी का प्रतिनिधित्व है। अपने इनबॉक्स को अपने मन की प्रतिबिंब के रूप में सोचकर, खुद से पूछकर शुरू करें कि आपने अपने इनबॉक्स को नियंत्रण से बाहर क्यों कर दिया है और अन्य चीजें आपके जीवन में नियंत्रण से बाहर क्या हो सकती हैं। उत्तर अधिक से अधिक आवश्यक कैरियर परिवर्तन से बचने के रूप में ओवरबुक या जितना गंभीर हो सकता है उतना आसान हो सकता है। उन मुद्दों का निवारण और सामना करना पूरी प्रक्रिया का सबसे कठिन हिस्सा हो सकता है। अपने आप को ईमानदारी से जवाब दें, और आप कार्य से निपटने के लिए मानसिक और भावनात्मक रूप से तैयार होंगे।
2. आपके अपठित ईमेल "आरडीएफएस"। अपनी पुस्तक में, बर्ड बाय बर्ड: कुछ निर्देशों के लिए लेखन और जीवन , ऐनी लैमॉट याद करते हैं कि एक बच्चे के रूप में, उसके भाई को एक बार स्कूल के बारे में एक स्कूल परियोजना से अभिभूत कर दिया गया था। उसके पिता ने अपने भाई को "पक्षी द्वारा पक्षी" परियोजना लेने के लिए कहा ताकि वह आगे के बड़े कार्य से भयभीत न हों। हालांकि आपके पास जाने के लिए अपठित ईमेल की एक चुनौतीपूर्ण संख्या हो सकती है। आपको पक्षी द्वारा पक्षी करना चाहिए। ऐसा करने के बारे में मत सोचो, बस अपने इनबॉक्स में थोड़ी सी याद रखें कि आप अपने मानसिक कल्याण के लिए इस काम को कर रहे हैं। प्रत्येक ईमेल को देखते हुए सभी के उद्देश्य से उन्हें छुटकारा मिल रहा है जैसे आप कुछ पूरा कर चुके हैं। "आरडीएफएस" -इंग ऐसा करने का एक आसान तरीका है। मैंने अपने पूर्व मालिक से इस निफ्टी संक्षिप्त नाम को अनुकूलित किया जिसने मुझे बताया कि हर नए ईमेल को चार कार्यों में से एक की आवश्यकता होती है: तत्काल प्रतिक्रिया दें, प्रतिक्रिया के बिना हटाएं, फॉलो अप करें या भविष्य के संदर्भ के लिए सहेजें। यह जानकर कि आपके पास प्रत्येक नए ईमेल के लिए केवल चार विकल्प हैं अनिश्चितता और असहायता की भावनाओं को फैलाएगा, आपके अपठित ईमेल को क्रमबद्ध करने और अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए जितना समय लगेगा उतना ही कटौती करेगा। जैसे ही आप अपने सभी अपठित ईमेल (या जो भी आपका नंबर है ... यहां कोई निर्णय नहीं है) उनमें से एक बड़ा हिस्सा "फॉलो अप" या "भविष्य के संदर्भ के लिए सहेजने" श्रेणी में पड़ सकता है, लेकिन यही कारण है कि एक महत्वपूर्ण अगला कदम एक संगठन प्रणाली है जो आपके लिए काम करती है।
3. व्यवस्थित करें क्या बाएं है। यह मुझे आश्चर्यचकित नहीं करता कि संगठन के वादे से हम कितने लुप्त हैं। इनबॉक्स नामक Google की ब्रांड नई ईमेल सेवा "एक टू-डू सूची मॉडल के रूप में ईमेल" को नियुक्त करती है। यह आपको ईमेल को "पिन किया गया", "स्नूज़" या "पूर्ण" श्रेणियों में सॉर्ट करने की अनुमति देता है और बड़ी संख्या में ईमेल "बंडल" में एकत्र करता है इनबॉक्स अव्यवस्था को अधिक प्रबंधनीय बनाओ। हां, यह वास्तव में उपयोगकर्ता के अनुकूल है, लेकिन इसकी नीचता से बहकाया नहीं है। आपको अपने इनबॉक्स को साफ करने की आवश्यकता नहीं है । कोई जादू जीवन हैक नहीं है जो इस प्रक्रिया को और आसान बनाने जा रहा है। लेकिन यहां अच्छी खबर है: मूर्खतापूर्ण सूत्र है। अपने इनबॉक्स को अस्वीकार करने के लिए बस एक प्रणाली विकसित करने और इसके साथ संगत रखने की आवश्यकता है। यदि आप इसे प्रतिबद्ध कर सकते हैं, तो आप सुनहरे हो गए हैं। यहां मैं यह कैसे करता हूं: मैं अपने सभी मेल के लिए एक जीमेल इनबॉक्स का उपयोग करता हूं, और मेरे पास "आरडीएफएस" के बाद मेरे नए ईमेल हैं, मैं अपने "भविष्य के संदर्भ के लिए सहेजता हूं "जीमेल के फ़ोल्डरों का उपयोग कर ईमेल, जो रंग कोडित और घोंसला हो सकता है। यदि कोई उपयुक्त फ़ोल्डर मौजूद नहीं है, तो मैं एक नया बना देता हूं। इस समय मेरे पास 65 सक्रिय फ़ोल्डर्स हैं। (यदि आप जीमेल का उपयोग नहीं करते हैं तो अधिकांश ईमेल सर्वर एक समान कार्य कर सकते हैं।) फिर, मैं अपने "फॉलो अप" ईमेल को संबोधित करता हूं, जो मैं अपने इनबॉक्स में रखता हूं (मैं कभी भी उस नंबर को 100 से अधिक नहीं होने देता, क्योंकि मुझे पता है यह व्यक्तिगत रूप से मुझे अभिभूत महसूस करता है)। अगर उन "फॉलो अप" ईमेल को मेरे हिस्से पर एक क्रिया की आवश्यकता होती है, तो मैं Google कैलेंडर में "कार्य" बनाता हूं (उदा: "लिसा के साथ दोपहर के भोजन के लिए जगह चुनें" या "मेरे मालिक को एक्सेल स्प्रेडशीट भेजें") और एक देय तिथि जोड़ें उस कार्य के लिए यदि आवश्यक हो तो मुझे एक अनुस्मारक मिल जाएगा। इस तरह मैं रात के मध्य में जागता नहीं हूं कि मैं क्या करना भूल गया था। गंभीरता से, यह अच्छी रात की नींद के लायक है। अपने स्वयं के संगठन प्रोटोकॉल को विकसित करने के लिए खुद को चुनौती दें। यदि आप इसके साथ चिपके रहते हैं तो आपके लिए आरामदायक और टिकाऊ कोई भी विधि काम करेगी।
4. पहले बड़े चट्टानों को संभालें। स्टीफन कोवी के अनुसार, जिन्होंने बेहद सफल लोगों की 7 आदतों को लिखा, "जीवन के बड़े चट्टान" वे कार्य हैं जो यदि आप पहले नहीं डालते हैं, तो आप उन्हें कभी भी नहीं प्राप्त करेंगे। फिर भी, वे अक्सर सबसे महत्वपूर्ण हैं। और जब हम उनसे बचते हैं, तो वे मानसिक रूप से और भावनात्मक रूप से हमारे ऊपर भारी वजन रखते हैं। जब आप ईमेल के लिए बड़े चट्टान रूपक को लागू करते हैं, तो आप देख सकते हैं कि आपका समय ऑनलाइन बहुमत खर्च करने में कितना आसान है रेत के छोटे अनाज से निपटने के लिए - तत्काल ईमेल जिन्हें तत्काल आवश्यकता होती है ध्यान दें और हमें उत्पादकता का भ्रम दें - और बड़े चट्टानों को हटा दें - ईमेल जो हमें गंभीरता से सोचने या करने के लिए आवश्यक हैं। जितना अधिक बड़ा चट्टानों को प्राथमिकता दी जाती है, उतना अधिक चिंता-उत्तेजना वे हमारे लिए बन जाते हैं। पहले बड़े चट्टान ईमेल से निपटने के लिए शपथ लेने के द्वारा संभावित तनाव को कम करें। हमेशा। यह पहले कठिन, अधिक समय लेने वाली इनबॉक्स वस्तुओं को संबोधित करने के लिए काउंटर-अंतर्ज्ञानी प्रतीत हो सकता है, लेकिन यह जानने के लिए समय लेना कि आपके लिए उन ईमेल की क्या ज़रूरत है, आपको लंबे समय तक समय और तनाव बचाएगा। आपके द्वारा निकालने के बाद, कंधे तनाव मुक्त, अपने प्राचीन इनबॉक्स की सराहना करते हुए, यह फिर से भरना शुरू हो जाएगा। ऐसे जीवन है। लेकिन अभिभूत न हों - गहरी साफ हो जाती है, और यह कठिन हिस्सा है। रखरखाव अब आसान हिस्सा है कि आपके पास मूर्खतापूर्ण प्रणाली है। मैं अनुभव से बात करता हूं जब मैं कहता हूं कि उत्पादक दिन और शांतिपूर्ण रातें आपके प्रेरणा को फिर से घुटने से बचाने के लिए आवश्यक सभी प्रेरणा होगी।
